TOP Ö 9: eGovernment und Digitalisierung im Landratsamt Ebersberg - Informationen

An der Beratung nahmen teil:

Erich Hanslmayer, SG-Leiter 11, Bildung und IT

 

Brigitte Keller, Finanzmanagerin und Abteilungsleitung 1, Zentrales und Bildung

Herr Hanslmayer verweist auf die Tischvorlage (Anlage 6 zum Protokoll) und erläutert den Sachverhalt anhand einer Präsentation (Anlage 7 zum Protokoll).

Folgende Punkte werden aus dem Gremium angesprochen:

KRin Bettina Zetzl erkundigt sich, ob die Auswertung der Klicks auf der Homepage genutzt würden. Herr Hanslmayer erklärt, dies sei derzeit mit dem alten System nicht möglich, erst Anfang nächsten Jahres; dann gebe es eine Übersicht, wie viele Formulare runtergeladen wurden.

Auf Nachfragen von KR Thomas Vogt teilt Herr Hanslmayer mit, dass die organisatorische eGovernment-Stelle seit August besetzt sei. Es handele sich um einen Verwaltungsmitarbeiter, der Organisationsprozesse und Abläufe kennt, der sich Gedanken macht und strategisch einen Prozess umformt. Bei den befristeten Stellen handele es sich um eine technische Stelle in der IT. Bei der zweiten Fachstelle handele es sich um eine digitale Poststelle. Dieser Aufwand sei erforderlich, um starten zu können, die Papierdokumente, die eingehen, in digitale Form zu bringen.

Das Projekt eGovernment finde seit weit über 10 Jahren statt. Zusammen mit dem Landkreis Erding und einer externen Firma sei der Masterplan mit über 360 Prozessen entwickelt worden, von denen ein gutes Duzend herausgegriffen worden sei, um diese auf den Weg zu bringen. Der Weg ändere sich nicht groß; wir wollen diesen ausbauen und weitermachen.

KR Rolf Jorga erkundigt sich zu innerbetrieblichen Abläufen, zu Prozessgestaltung, -verfolgung und -kontrolle mit Terminvorgaben, wie es dies bereits in der Wirtschaft gebe.

Herr Hanslmayer erklärt, dass wir das derzeit nicht haben. Auch hier wolle die Verwaltung in dieser Richtung fortschreiten.

KRin Johanna Weigl-Mühlfeld erkundigt sich mit Hinweis auf google-analytics zur Datensicherheit und wie damit umgegangen werde, wenn z.B. ein Formular für Jugendhilfeleistungen runtergeladen werde.

Herr Hanslmayer erklärt, google-analytics werde nicht einsetzt. Die Daten, die die Verwaltung auf dem Server habe, liegen im Rechenzentrum im Hause. Bei unseren zehn kreiseigenen Schulen, die mit office 365 arbeiten, habe man mit Microsoft günstige Konditionen ausgehandelt; Stichwort ‚Cloud‘. Die Verwaltung wolle Daten in ein deutsches Rechenzentrum legen. Das Thema Datenschutz werde sehr ernst genommen. Der Empfänger werde informiert, was mit seinen Daten passiere. Die Verwaltung hole auch sein Einverständnis ein. Die Daten würden nicht länger, als die gesetzlichen Vorgaben erlauben, archiviert.

KR Christian Eckert erkundigt sich, was mit dem Original einer Rechnung passiere, nachdem diese eingescannt wurde. Frau Keller erklärt, die Originalrechnung verbleibe in der Kasse bis die nächste überörtliche Prüfung stattgefunden habe, danach werde die Rechnung vernichtet. Die gescannten Rechnungen seien digitalisiert und es handele sich dabei um eine revisionssichere Aufbewahrung.

Der Landrat bedankt sich bei Herrn Hanslmayer und schließt den Tagesordnungspunkt.


Der Kreistag nimmt die Informationen zu eGovernment und Digitalisierung im Landratsamt Ebersberg zur Kenntnis.