An der Beratung nahmen teil:

Brigitte Keller, Abteilungsleitung F, Finanzen, Wirtschaft, Büro Landrat

Sachverhalt

In den Jahren 2012 und 2013 fand die überörtliche Prüfung des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes für die Buchungsjahrgänge 2006 bis 2011 im Landratsamt statt.

Nach einem Abschlussgespräch wurde der Prüfungsbericht am 2.6.2014 vorgelegt.

Die „offizielle Behandlung“ erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Dies ist organisatorisch dem Büro Landrat zugeordnet.

Das Finanzmanagement möchte vorab über die wichtigsten Dinge sowie deren Umsetzung berichten.

Wesentliche Textziffern

Der Großteil der Beanstandungen bezog sich auf den Umgang mit dem Finanzwesen selbst. Schwächen:
      -     zu viele Nebenlisten (meist Excel)

-          System wird nicht für alle Tätigkeiten genutzt

-          Mangelnde Buchhaltungskenntnisse (keine / zu wenig Fachkräfte)

Was ist in der Zwischenzeit geschehen?

-          Es gab einige Mitarbeiterwechsel (u.a. auch Kassenleiter)

-          Es wurde eine Bilanzbuchhalterin eingestellt

-          In den letzten beiden Jahren wurde ein großer Schwerpunkt auf Softwareschulung  und Umgang damit gelegt

Verbesserungen (Umsetzung von TZ)

-          Verbesserungen in der Systemeinrichtung

-          Automatisierte Abläufe, insb. beim Jahresabschluss und bei den Statistiken

-          4 Textziffern, die sich mit der Nachvollziehbarkeit von Veränderungen, Benutzerberechtigungen, Abwicklung über Sammelkreditoren und –debitoren sowie Anpassung des Einzelbelegs befassten, wurden vollständig umgesetzt.

-          Mehr Transparenz beim Nachweis von Forderungen wurde durch die Einführung des Moduls „Mahnen und Vollstrecken“ vollständig umgesetzt.

Zusammenfassung:

Mehr als 80 % aller Beanstandungen sind inzwischen abgestellt. Dies wird mittelfristig zu einer Effizienzsteigerung in Kasse und Buchhaltung führen. Fehler werden schneller erkannt und können bereinigt werden.

Offene Punkte

Beteiligungsmanagement:

Das Beteiligungsmanagement verfügt über zahlreiche notwendige Informationen nicht, die im Prüfbericht aufgezählt wurden. Es kann seiner Funktion deshalb derzeit nicht gerecht werden.

Das Thema wurde aufgegriffen. Der Kreistag befasst sich erstmals in seiner Sitzung am 11.2.2015 damit. Ziel soll es sein, eine Beteiligungsrichtlinie durch den Kreistag zu verabschieden, die die Zusammenarbeit zwischen Kreistag – Aufsichtsrat – Beteiligungsmanagement regelt.

Der Kreistag wird am 11.2.2015 darüber entscheiden, wie dieser Prozess umgesetzt wird.

Offene Punkte

Einsatz von derivaten Finanzinstrumenten:

Vom BKPV wurde der Erlass einer eigenen Dienstanweisung empfohlen. Das Finanzmanagement möchte diese Empfehlung aufgreifen.

Dazu muss die Finanzleitlinie des Kreistags geändert werden, weil einige Sachverhalte, die in eine solche Dienstanweisung gehören, derzeit in der Finanzleitlinie geregelt sind.

Der Diskussionsprozess über den Erlass einer Dienstanweisung zu den derivaten Finanzinstrumenten wird in der nächsten Sitzung des Kreis- und Strategieausschusses am 13.4.2015 begonnen.

Weitere Vorgehensweise (Bericht)

Im Laufe des Jahres wird über das Revisionsamt und das organisatorisch zuständige Büro des Landrats über die Umsetzung der weiteren Punkte, insb. im Bereich der Abfallwirtschaft, für die das Finanzmanagement nicht unmittelbar zuständig ist, weiter informiert.

Der Prüfbericht liegt auch der örtlichen Revision vor. Jeder Kreisrat kann ihn dort sowie im Finanzmanagement einsehen.

Der KSA wird um Kenntnisnahme gebeten, ein Beschluss ist nicht erforderlich.