a) Einführung eines Digitalen Abstimmungsverfahrens
b) Hybridsitzungen - Zwischenbericht
c) Benutzung Mandatos App - Beratung über den Lizenzerwerb
Diese Angelegenheit wurde bereits behandelt im
AG PuV am 27.09.2021, TOP 3a NÖ
15. KSA am 01.12.2021, TOP 6 ö
1. Aktuelle Situation
§ 24 Abs. 3 der Geschäftsordnung für den Kreistag, den Kreis- und Strategieausschuss und die weiteren Ausschüsse (Anlage 1) lautet wie folgt:
„Es wird
grundsätzlich durch Handaufheben abgestimmt.“
§ 10 Abs. 4 der Geschäftsordnung für den Jugendhilfeausschuss des Landkreises Ebersberg (Anlage 2) lautet wie folgt:
„Es wird
durch Handaufheben abgestimmt, wenn nicht die Mehrheit der Mitglieder des
Ausschusses namentliche Abstimmung verlangt.“
Die Erfahrung aus der laufenden Wahlperiode zeigt, dass Abstimmungsergebnisse teilweise sehr knapp zustande kommen, was beim Auszählen der durch Handaufheben abgegebenen Stimmen in Sitzungen des Kreistagsplenums zu Fehlern führen kann.
2. Mögliche Optimierung
Um Fehler bei der Auszählung der durch Handaufheben abgegebenen Stimmen in Sitzungen des Kreistagsplenums zu vermeiden, kann auf ein digitales Abstimmungssystem ausgewichen werden. Die Abstimmung gestaltet sich hier sehr einfach. Die Kreisrätinnen und Kreisräte erhalten zu Beginn der Sitzung ein Abstimmgerät mit einer Nummer. Diese Nummer wird im System dem jeweiligen Namen zugeordnet. Bei Abstimmungen erscheint hinter dem Namen die jeweilige Abstimmung farbig. Rot für Nein und Grün für ja. Nach Beendigung der Abstimmung erscheint auch ein Balkendiagramm mit den entsprechenden Abstimmungen.
Ein Anbieter eines solchen digitalen Abstimmungssystems ist die Firma Infowhyse GmbH aus Friedberg, die das System CouncilARS im Rahmen der Sitzung der AG PuV am 27.09.2021 vorstellte. Für 65 Endgeräte, Empfänger und Software betragen die Kosten ca. 3.003,50 €. Es fallen keine zusätzlichen Wartungskosten an.
Sollte sich der Kreistag mehrheitlich für die Einführung eines digitalen Abstimmungssystems entscheiden, müsste § 24 Abs. 3 GeschO-KT wie folgt geändert (Änderungen rot):
„1Es
wird durch Handaufheben abgestimmt, wenn nicht die Mehrheit der Mitglieder des
Ausschusses namentliche Abstimmung verlangt. 2Möglich
ist auch eine Abstimmung unter Benutzung eines digitalen Abstimmungsgeräts,
welches das Abstimmungsverhalten eines jeden Ausschussmitglieds (Ja/Nein)
anzeigt.“
Für den Fall, dass das Abstimmungssystem auch im Jugendhilfeausschuss zur Anwendung kommen sollte, müsste auch § 10 Abs. 4 der Geschäftsordnung für den Jugendhilfeausschuss des Landkreises Ebersberg wie folgt geändert werden (Änderungen rot):
„1Es
wird durch Handaufheben abgestimmt, wenn nicht die Mehrheit der Mitglieder des
Ausschusses namentliche Abstimmung verlangt. 2Möglich
ist auch eine Abstimmung unter Benutzung eines digitalen Abstimmungsgeräts,
welches das Abstimmungsverhalten eines jeden Ausschussmitglieds (Ja/Nein)
anzeigt.“
3. Meinungsbild der
Arbeitsgruppe Politik und Verwaltung und weiteres Vorgehen
In der Sitzung der Arbeitsgruppe Politik und Verwaltung vom 27.09.2021 war man sich zum einen darüber einig, dass das digitale Abstimmungssystem allenfalls in Sitzungen des Kreistags zur Anwendung kommen sollte. Zum anderen wurde folgendes einstimmiges Meinungsbild abgegeben:
Bevor eine Entscheidung über den Erwerb
eines digitalen Abstimmungssystems getroffen wird, erfolgt eine Testsitzung mit
dem Kreistag.
4. Beschlusslage des Kreis-
und Strategieausschusses
Der Kreis- und Strategieausschuss fasste in seiner
Sitzung am 01.12.2021 folgenden einstimmigen Beschluss:
Dem
Kreistag wird folgender Beschluss vorgeschlagen:
I) Sollte
die probeweise Nutzung des digitalen Abstimmungssystems CouncikARS der Firma
Infowhyse GmbH aus Friedberg in der Sitzung des Kreistags am 13.12.2021 positiv
bewertet werden, wird die Verwaltung mit der Beschaffung des Systems
beauftragt.
II) Vorbehaltlich
der Beschaffung des digitalen Abstimmungssystems wird § 24 Abs. 3 GeschO-KT wie
folgt geändert (Änderungen rot):
„1Es
wird durch Handaufheben abgestimmt, wenn nicht die Mehrheit der Mitglieder des
Ausschusses namentliche Abstimmung verlangt. 2Möglich
ist auch eine Abstimmung unter Benutzung eines digitalen Abstimmungsgeräts,
welches das Abstimmungsverhalten eines jeden Ausschussmitglieds (Ja/Nein)
anzeigt.“
5. Ergebnis der probeweisen
Nutzung
In der Sitzung des Kreistags am 13.12.2021 wurde das Abstimmungssystem getestet. Das Ergebnis wurde als durchweg positiv empfunden.
Zu b)
Diese Angelegenheit wurde bereits behandelt im
AG PuV am 12.04.2021, TOP 2a NÖ
AG PuV am 05.07.2021, TOP 5 NÖ
AG PuV am 27.09.2021, TOP 3b NÖ
15. KSA am 01.12.2021, TOP 6 ö
1. Situation
Wie bereits in mehreren Gremiensitzungen thematisiert und besprochen, besteht aktuell die bis 2022 befristete Möglichkeit, Gremiensitzungen teilweise als Videokonferenzen durchzuführen (sog. Hybrid-Sitzungen).
Die Verwaltung konnte bei umliegenden Kreisverwaltungsverwaltungsbehörden deren Erfahrungswerte abfragen:
- Landratsamt Erding: Es werden keine Hybridsitzungen durchgeführt.
- Landratsamt Rosenheim: Es werden keine Hybridsitzungen durchgeführt.
- Landratsamt Traunstein: Es sind Hybridsitzungen geplant.
Die Verwaltung [Erich Hanslmayer (Sachgebietsleiter Bildung und IT), Stefan Bauer (Teamleiter IT) und Unterfertigter] konnten am 31.08.2021 im Landratsamt Traunstein die dort aufwändig installierte Medientechnik in Augenschein nehmen. Über diesen Termin wurde in der Sitzung der AG-PuV am 27.09.2021 berichtet. Beim Landratsamt Traunstein wurde die Medientechnik im Rahmen der Ertüchtigung der Sitzungstechnik mit Kosten von ca. 1 Million Euro installiert. Alleine die Videowand kostete den Landkreis Traunstein 100.000 €. Es ist im Landratsamt Traunstein auch viel Geld aufgrund der notwendigen Leitungssysteme „in der Wand versteckt“. Der Sitzungssaal des ehemaligen Sparkassengebäudes, in dem die Sitzungen des Kreistages des Landkreises Ebersberg und seiner Ausschüsse derzeit stattfinden, ist dagegen nur ein Provisorium.
2. Meinungsbild der Arbeitsgruppe Politik
und Verwaltung
Die Arbeitsgruppe Politik und Verwaltung gab in der Sitzung vom 27.09.2021 hierzu folgendes Meinungsbild ab:
Ein
Bedarf an Hybridsitzungen wird derzeit nicht gesehen. Sobald ein neuer
Sitzungssaal geplant werden soll, wird das Thema dem Gremium erneut zur
Beratung vorgelegt.
3. Beschlusslage des Kreis- und
Strategieausschusses
Der Kreis- und Strategieausschuss fasste in seiner
Sitzung am 01.12.2021 folgenden einstimmigen Beschluss:
Dem
Kreistag wird folgender Beschluss vorgeschlagen:
Ein
Bedarf an Hybridsitzungen wird derzeit nicht gesehen. Sobald ein neuer
Sitzungssaal geplant werden soll, wird das Thema dem Gremium erneut zur
Beratung vorgelegt.
Zu c)
Diese Angelegenheit wurde bereits behandelt im
AG PuV am 17.09.2018, TOP 2 NÖ
AG PuV am 12.04.2021, TOP 4 NÖ
AG PuV am 27.09.2021, TOP 3c NÖ
15. KSA am 01.12.2021, TOP 6 ö
1. Zur Historie
Nach einer dreimonatigen Testphase im Jahr 2018, in der drei Kreisräte der vorherigen Wahlperiode die Mandatos App getestet hatten, kam das Gremium zu folgendem Fazit:
Die
App soll nicht gekauft werden, da kein Mehrwert der App gegenüber dem
Ratsinformationssystem gesehen werde.
Um trotzdem auf Dokumente im Offlinemodus zugreifen zu können, ist es möglich, entweder eine komplette Sitzung oder auch nur einzelne Vorlagen über Dokumentensammlung (im Ratsinfo) in das eigene Laufwerk zu speichern und dort auch mit Notizen zu versehen. Dies wurde den Kreisräten in der Kreistagssitzung vom 06.10.2020 vorgestellt.
Kreisrat Josef Oswald fragte mit Mail vom 29.11.2020 nach, ob eine Möglichkeit bestehe, die App nochmal zu testen. Die Möglichkeit die Dokumentensammlung herunterzuladen und lokal zu speichern sei in seinen Augen aus datenschutzrechtlichen Gründen zumindest für die nichtöffentlichen Vorlagen keine Option.
Laut Nachfrage bei LivingData wäre ein erneutes Testen der App kostenfrei.
Die Arbeitsgruppe Politik und Verwaltung gab in der Sitzung vom 12.04.2021 folgendes Meinungsbild ab:
- Die Verwaltung testet die „Mandatos-App“.
- Die Verwaltung stellt per E-Mail allen Kreisräten die Zugangsdaten
für die Testversion zur Verfügung.
2. Rückmeldungen der Gremiumsmitglieder und
Meinungsbild der Arbeitsgruppe Politik und Verwaltung
Nach überwiegender Rückmeldung der Gremiumsmitglieder besteht derzeit kein Bedarf an der Beschaffung der Mandatos-App. Die Arbeitsgruppe Politik und Verwaltung gab in der Sitzung vom 27.09.2021 daraufhin folgendes einstimmiges Meinungsbild ab.
Die Mandatos-App wird nicht eingeführt.
3.
Beschlusslage des Kreis- und Strategieausschusses
Die
Mandatos-App wird nicht eingeführt.
Auswirkungen auf den Klimaschutz:
Zu a)
Zu b)
Bei Einführung der
digitalen Sitzungstechnik wären einerseits erhebliche Eingriffe in die Substanz
des ehemaligen Kreissparkassengebäudes erforderlich. Dies wiederum hätte
negative Auswirkungen auf den Klimaschutz. Andererseits könnten im Falle
digitaler Sitzungsteilnahme vereinzelt Kreisräte von zu Hause aus an den
Sitzungen teilnehmen, was wiederum positive Auswirkungen auf den Klimaschutz
haben könnte. In einer Gesamtbetrachtung sind die potentiellen Auswirkungen auf
den Klimaschutz jedoch derzeit als negativ zu bewerten, weil nicht sicher
feststeht, ob und wie das ehemalige Kreissparkassengebäude weiter genutzt
werden wird. Im Falle der Installation der Sitzungstechnik und darauffolgendem
Abriss des Gebäudes wäre dem Klimaschutz sprichwörtlich „ein Bärendienst
erwiesen“.
Zu c)
Dem Kreistag wird folgender Beschluss vorgeschlagen:
Zu a)
I) Die Verwaltung wird mit der Beschaffung des
digitalen Abstimmungssystems CouncikARS der Firma Infowhyse GmbH aus Friedberg
beauftragt.
II) § 24 Abs. 3 GeschO-KT wird wie folgt
geändert (Änderungen rot):
„1Es wird durch Handaufheben abgestimmt,
wenn nicht die Mehrheit der Mitglieder des Ausschusses namentliche Abstimmung
verlangt. 2Möglich ist auch eine Abstimmung unter
Benutzung eines digitalen Abstimmungsgeräts, welches das Abstimmungsverhalten
eines jeden Ausschussmitglieds (Ja/Nein) anzeigt.“
Zu b)
Ein Bedarf an Hybridsitzungen wird derzeit
nicht gesehen. Sobald ein neuer Sitzungssaal geplant werden soll, wird das
Thema dem Gremium erneut zur Beratung vorgelegt.
Zu c)
Die Mandatos-App wird nicht eingeführt.
Zu a) Einmalige Anschaffungskosten in Höhe von 3.003,50 € brutto
Zu b) Bei Installation der digitalen Sitzungstechnik über 1 Million Euro.
Zu c) Bei Einführung der Mandatos-App
zwischen 1.500,00 € und 3.000,00 €.